Betriebsdatenerfassung für Sage 100: Was sich ändert, wenn in der Halle gebucht wird

Der Laufzettel ist ein erstaunlich haltbares Stück Technik. Er braucht keinen Strom, überlebt Öl und Handschuhe, und jeder in der Fertigung versteht ihn ohne Schulung. Sein Problem fängt erst später an: abends, wenn jemand die Zahlen in Sage 100 nacherfasst.

Zwischen dem, was in der Halle passiert ist, und dem, was in Sage steht, liegen dann ein paar Stunden. Manchmal ein ganzes Wochenende. Solange zeigt die Warenwirtschaft Bestände, die es nicht mehr gibt, und offene Arbeitsgänge, die längst erledigt sind. Wer in dieser Zeit disponiert, plant mit einem Bild von gestern.

Betriebsdatenerfassung dreht die Reihenfolge um: Die Buchung entsteht dort, wo die Arbeit stattfindet. Dieser Artikel zeigt, welche vier Buchungen in der Produktion dafür nötig sind, an welchen Kleinigkeiten sich im Betrieb entscheidet, ob die Scanner nach zwei Wochen noch benutzt werden, und was Sie an Voraussetzungen mitbringen müssen. Die Beispiele stammen aus TC BDE 2026, unserer Scanner-App für Sage 100.

Nacherfassung kostet mehr als die Zeit, die sie dauert

Die doppelte Arbeit ist der offensichtliche Teil. Jede Zeile wird zweimal angefasst, einmal mit dem Kugelschreiber und einmal mit der Tastatur. Dazu kommen die üblichen Übertragungsfehler, eine 6 statt einer 8, eine Zeile verrutscht.

Teurer ist der Zeitversatz. Weist Sage eine Buchung ab, weil der Bestand nicht reicht oder der Auftrag gesperrt ist, erfährt das nicht der Mitarbeiter an der Maschine, sondern zwei Tage später die Kollegin im Büro. Sie muss dann rekonstruieren, was gemeint war. Bei einer chargenpflichtigen Entnahme heißt das: nachfragen, welche Charge auf dem Tisch stand. Viel Erfolg dabei.

Und der Rückstand wächst zuverlässig genau dann, wenn viel zu tun ist. In ruhigen Wochen ist die Nacherfassung abends in zwanzig Minuten erledigt. In der Woche vor dem Liefertermin bleibt sie liegen.

Vier Buchungen, ein Auftrag

Ein Fertigungsauftrag durchläuft in Sage vier Schritte, die den Bestand oder den Auftragsfortschritt verändern. Material wird bereitgestellt, verbraucht, Arbeitszeit fällt an, am Ende ist das Teil fertig. Genau diese vier Schritte bekommt der Scanner, jeder als eigene Maske, jede Buchung sofort nach Sage.

Die Reihenfolge ist keine Vorschrift. Wer sein Material ohne Produktionslager führt, überspringt die erste Station. Wer nur den Auftragsfortschritt braucht und den Verbrauch über die Stückliste abbucht, kommt mit Rückmeldung und Fertigmeldung aus. Was ein Gerät nicht braucht, wird im Menü ausgeblendet.

Daneben gibt es zwei Werkzeuge, die nichts buchen. Der Lagerbestand zeigt zu einem gescannten Lagerplatz jeden Artikel, der dort liegt, mit Menge und Mengeneinheit. Ist der Platz leer, steht das ausdrücklich da, statt eine leere Liste zu zeigen. Und Artikel- sowie Lageretiketten lassen sich nachdrucken, ohne dass dabei ein Bestand wandert. Der Drucker hängt dabei am Server, nicht am Scanner.

Die Details, an denen es in der Halle scheitert

Ob eine Scanner-App im Betrieb ankommt, entscheidet sich selten am Funktionsumfang. Es entscheidet sich an Handschuhen, Hallenlärm und einem Akku, der um halb drei schlappmacht.

Man hört, ob es gepasst hat. Ein kurzer Ton heißt erkannt, ein langer tiefer heißt daneben. Wer eine Palette abarbeitet, schaut nicht bei jedem Scan aufs Display. Die Lautstärke lässt sich einstellen, weil eine Schleiferei anders klingt als ein Kommissionierlager.

Alles geht auch von Hand. Auftrag, Artikel und Lagerplatz lassen sich eintippen. Das klingt banal, ist aber der Unterschied zwischen einem defekten Scanner und einer stehenden Schicht. Beim Anmelden gilt dasselbe: NFC-Karte auflegen oder Mitarbeiterausweis scannen, beides führt zum gleichen Ergebnis.

Wiederholung wird nicht wiederholt. Bei der Entnahme bleibt der Auftrag in der Kopfzeile stehen, nur die Artikelzeile leert sich. Bei der Fertigmeldung bleibt der Mitarbeiter angemeldet, damit mehrere Aufträge hintereinander laufen. Gescannt wird nur, was sich ändert.

Angefangene Arbeit bleibt liegen, aber im guten Sinn. Die erfassten Positionen einer Umbuchung liegen im Gerät. Startet der Scanner mitten im Lagergang neu, führt der Menüpunkt zurück in die Liste und nicht an den Anfang.

Sie sehen, was Sage sagt. Lehnt die Warenwirtschaft eine Buchung ab, steht der Grund auf dem Display. Sofort, an der Maschine, wo sich noch klären lässt, woran es lag.

Wer gebucht hat, steht in Sage

Jeder Scanner meldet sich mit einer eigenen Sage-Kennung an. Mandant, Benutzer und Passwort liegen im Gerät, das Passwort im verschlüsselten Speicher. In der Warenwirtschaft ist damit nachvollziehbar, von welchem Arbeitsplatz eine Buchung kam.

Wichtiger ist, was passiert, wenn die Anmeldedaten nicht stimmen: Die Buchung wird abgewiesen. Die App weicht nicht still auf ein Sammelkonto aus, damit es irgendwie weitergeht. Bleiben die Felder bewusst leer, bucht der AppServer unter seinem eigenen Dienstkonto, und dann ist auch das eine klare Aussage.

Was Sie dafür brauchen

Eine BDE-App ist das Vorderende Ihrer Warenwirtschaft, kein eigenes System. Sie führt keine Schattenbestände und rechnet nichts nach. Drei Dinge müssen vorhanden sein.

• Sage 100 in Version 9.0. Dort landen alle Buchungen, über die Rückmelde- und Lagerengine von Sage. Nicht per direktem Schreibzugriff auf die Datenbank, denn der umgeht sämtliche Folgebuchungen.
• Third-Party-Lizenz von Sage. Sie erlaubt einer Fremdanwendung überhaupt erst den Zugriff auf die Sage-Daten. Diesen Posten übersieht man in der Kalkulation gern, weil er nicht bei uns anfällt, sondern bei Sage.
• Den TC AppServer im Firmennetz. Die App spricht nie direkt mit Sage. Jede Buchung, jede Abfrage und jeder Etikettendruck läuft über ihn. Er ist auch die Stelle, an der der Etikettendruck hängt.

Auf der Geräteseite ist die Auswahl breiter, als viele erwarten. Android ab Version 6.0 genügt, getestet ist die App auf dem Zebra TC21 mit Android 11. Barcodes kommen über DataWedge herein, NFC über die Geräteschnittstelle. Ein robustes Gerät empfehlen wir trotzdem, aber aus Gründen der Haltbarkeit, nicht der Kompatibilität.

Es gibt einen Build für alle Kunden. Welche Module freigeschaltet sind, welche Kundenvariante gilt und wie viele Scanner laufen dürfen, steht in der Lizenzdatei des AppServers. Nach der Installation läuft eine Testphase von 14 Tagen mit vollem Funktionsumfang, und die Fußzeile der App zeigt jederzeit, woran man gerade ist.

Häufige Fragen

Worauf es hinausläuft

Der Unterschied zwischen Betriebsdatenerfassung und Nacherfassung ist keine Frage der Technik. Es ist eine Frage des Zeitpunkts. Dieselbe Zahl, acht Stunden früher gebucht, ist eine andere Information wert.

Bevor Sie über Geräte reden, sortieren Sie die Buchungen. Welche der vier Stationen fällt bei Ihnen wirklich an, und wo liegt der Rückstand heute am größten? Oft ist es nur eine davon, und die trägt dann das ganze Projekt. Alles andere kann später dazukommen, ohne dass Sie etwas neu bauen müssen.

Passend dazu: unsere Android-Apps für Logistik und Produktion, die TC Logistik App und der Beitrag Sage 100 REST API.