Montagmorgen in der Buchhaltung. Im Postfach liegt eine Rechnung als PDF, sie sieht aus wie immer: Logo, Anschrift, Positionen, Summe. Ob in dieser Datei eine E-Rechnung steckt oder nur ein hübsches Bild davon, kann niemand sagen, der sie im PDF-Programm öffnet. Die nächste Mail bringt eine XRechnung. Die ist zwar eindeutig eine E-Rechnung, besteht aber aus mehreren hundert Zeilen XML, die kein Mensch lesen möchte.
Für genau diese Situation haben wir den E-Rechnungs-Checker gebaut. Das Programm öffnet PDF- und XML-Dateien, erkennt Format und Profil, zeigt die Rechnung lesbar an und prüft sie gegen die Regeln der EN 16931 und der XRechnung. Dazu gehört der offizielle Prüfer der Koordinierungsstelle für IT-Standards, der KoSIT-Validator. Er ist im Programm enthalten. Der Checker läuft unter Windows, arbeitet komplett offline und ist kostenlos.
Seit 2025 entscheidet das Format
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland zwischen inländischen Unternehmen die E-Rechnungspflicht nach § 14 UStG. Empfangen können muss jedes Unternehmen sie schon heute. Für den Versand laufen Übergangsfristen bis Ende 2026 beziehungsweise 2027. Spätestens dann ist die PDF im Mailanhang als Regelfall vorbei.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format nach der europäischen Norm EN 16931, die sich automatisch verarbeiten lässt. Eine reine PDF zählt nicht dazu, egal ob gescannt oder direkt aus dem Rechnungsprogramm erzeugt. Sie ist eine „sonstige Rechnung“. Anders die hybriden Formate ZUGFeRD und Factur-X: Das sind PDFs, in die eine XML-Datei eingebettet ist. Für das Finanzamt zählt dabei die XML, nicht das, was man auf dem Bildschirm sieht.
Ganz so einfach bleibt es nicht. ZUGFeRD kennt mehrere Profile mit unterschiedlich viel Inhalt. MINIMUM und BASIC WL enthalten keine Rechnungspositionen und erfüllen deshalb die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht, obwohl technisch eine XML dabei ist. Erst ab dem Profil BASIC reicht es. Welches Profil in einer Datei steckt, sieht man ihr von außen nicht an.
Was ist da eigentlich angekommen?
Auf eine Art von Rechnung klicken: wie sie rechtlich einzuordnen ist, was der Checker meldet und was Sie tun sollten.
Eine Datei hineinziehen, das Ergebnis lesen
Bedienen lässt sich der Checker ohne Einarbeitung. Dateien zieht man aus dem Explorer auf das Fenster oder wählt sie über „Dateien öffnen“ aus. Mit „Ordner prüfen“ nimmt er sich einen ganzen Ordner samt Unterordnern vor. Wer es bei der Installation einschaltet, findet außerdem im Explorer per Rechtsklick den Eintrag „Mit E-Rechnungs-Checker prüfen“. Pro Datei dauert die Prüfung nur Sekundenbruchteile.
Links sammeln sich die geprüften Dateien, jede mit einem farbigen Punkt. Grün heißt gültige E-Rechnung. Orange steht für eine E-Rechnung mit Hinweisen, etwa einer Rundungsdifferenz oder einer IBAN mit falscher Prüfziffer. Rot bedeutet mindestens einen echten Fehler, grau eine PDF ohne strukturierte Daten. Unter der Liste steht eine Zusammenfassung wie „2× Gültige E-Rechnung · 1× E-Rechnung fehlerhaft“. Bei einem Stapel Eingangsrechnungen sieht man so auf einen Blick, wo man genauer hinschauen muss.
Wählt man eine Datei aus, erscheint rechts die Rechnung selbst, aufgeteilt in fünf Reiter. Die Übersicht zeigt Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, Leitweg-ID, Verkäufer und Käufer, Bankverbindung und groß den Zahlbetrag. Unter „Positionen“ stehen alle Zeilen mit Menge, Einheit, Einzelpreis und Steuersatz. „Steuern & Summen“ schlüsselt die Umsatzsteuer je Satz auf und nennt zu jedem Summenfeld seine Kennung aus der Norm. Wer es genau wissen will, sieht im Reiter XML die Rohdaten, sauber eingerückt und farbig hervorgehoben.
Wenn die Prüfung rot wird
Spannend wird der Reiter „Prüfergebnis“. Jede Meldung nennt die verletzte Regel, das betroffene Feld der Norm und eine verständliche Erklärung auf Deutsch. Im Beispiel unten stimmt der Zahlbetrag nicht: angegeben sind 1.777,17 Euro, aus den Positionen ergeben sich 1.777,71 Euro. Ein klassischer Zahlendreher. Dazu fehlen die Leitweg-ID und die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners, beides ist bei einer XRechnung Pflicht.
Fehler bedeuten einen Verstoß gegen eine Pflichtregel. So eine Rechnung sollte man beim Absender reklamieren, bevor sie gebucht wird. Warnungen sind Auffälligkeiten, meist kein Formfehler, aber einen zweiten Blick wert. Hinweise sind reine Zusatzinformation. Die Zahlen im Reitertitel zeigen sofort, wie viele Fehler und Warnungen es gibt.
Der offizielle Prüfer läuft mit
Ein eigenes Prüfprogramm ist schnell geschrieben. Ob es dieselben Maßstäbe anlegt wie die Gegenseite, ist eine andere Frage. Deshalb arbeitet im Checker der KoSIT-Validator mit, das Referenzwerkzeug für XRechnung. Die Rechnungseingangsplattformen von Bund und Ländern setzen ihn ebenfalls ein. Er prüft gegen das XML-Schema und gegen sämtliche Schematron-Regeln der EN 16931 und der XRechnung.
Normalerweise braucht der Validator eine Java-Installation und etwas Handarbeit auf der Kommandozeile. Beides entfällt hier. Validator, Prüfkonfiguration und Java-Laufzeit installiert das Setup mit, beim Programmstart läuft der Validator nach fünf bis zehn Sekunden im Hintergrund. Erreichbar ist er nur auf dem eigenen Rechner. Oben im Prüfergebnis steht dann sein Urteil: akzeptiert, abgelehnt oder nicht anwendbar, dazu die einzelnen Prüfschritte und ein Knopf für den originalen HTML-Bericht der KoSIT.
Vollständig validiert werden XRechnung ab Version 3, ZUGFeRD und Factur-X im Profil EN 16931 sowie EN-16931-Rechnungen in UBL, etwa aus dem Peppol-Netz. Für ZUGFeRD MINIMUM, BASIC WL, BASIC und EXTENDED, ZUGFeRD 1.0 und ältere XRechnungen hat die offizielle Prüfkonfiguration schlicht kein Szenario. Dort meldet der Validator „nicht anwendbar“, und es gelten die eigenen Regeln des Checkers. Die sind umfangreich, aber eben nicht amtlich. Das sagt das Programm auch so.
Melden beide Prüfer dieselbe Regel, erscheint sie einmal, mit deutscher Erklärung und dem englischen Originaltext als Tooltip. Findet nur der Checker einen Fehler, den der Validator nicht beanstandet, stuft er ihn zur Warnung herab. Maßgeblich ist das offizielle Ergebnis. Seine Zusatzprüfungen behält der Checker trotzdem: PDF/A-Kennung, XMP-Metadaten, Prüfziffern von Leitweg-ID und IBAN, Menge mal Preis.
Prüfbericht für die Reklamation
Eine fehlerhafte Rechnung muss zurück an den Absender. Mit einem Satz wie „Ihre XRechnung ist ungültig“ kann der wenig anfangen. Ein Klick auf „Prüfbericht (PDF)“ erzeugt deshalb ein Dokument mit Status, Format, dem Urteil des KoSIT-Validators, allen Rechnungsdaten und sämtlichen Prüfmeldungen. Das passt als Anlage zur Reklamation und ebenso in die Ablage der Buchhaltung.
Bei ZUGFeRD- und Factur-X-PDFs holt „XML speichern“ die eingebettete Datei heraus, zum Beispiel factur-x.xml. Das ist praktisch, wenn ein ERP- oder Buchhaltungssystem die XML direkt einlesen soll. Und wer Rechnungen automatisch prüfen will, ruft das Programm ohne Oberfläche auf: ERechnungsChecker.exe --cli Rechnung.pdf gibt das Ergebnis als Text aus und liefert einen Rückgabewert, mit dem ein Skript weiterarbeiten kann.
Installation, Datenschutz und Kosten
Der Checker läuft unter Windows 10 und 11 in 64 Bit und braucht rund 350 MB Platz. Das Setup in Version 1.1.0 lässt sich direkt herunterladen. Installieren lässt er sich nur für den eigenen Benutzer, dann ohne Administratorrechte, oder für alle Benutzer des Rechners. Weil das Setup nicht digital signiert ist, warnt Windows SmartScreen beim ersten Start. „Weitere Informationen“ und „Trotzdem ausführen“ helfen weiter.
Rechnungen enthalten Namen, Anschriften, Bankverbindungen und Preise. Nichts davon sollte man in ein Webformular eines unbekannten Prüfdienstes hochladen. Beim E-Rechnungs-Checker stellt sich die Frage gar nicht: Er braucht keine Internetverbindung, auch der KoSIT-Validator arbeitet nur lokal, und die geprüften Dateien werden nicht verändert. Prüfberichte und XML-Exporte landen dort, wo man sie speichert. Für die DSGVO ist das der einfachste Fall.
Bleibt der Preis. Den gibt es nicht. Der E-Rechnungs-Checker ist freie Software, die jeder kostenlos nutzen, kopieren und weitergeben darf, privat wie gewerblich. Eine Einschränkung gehört dazu: Die Ergebnisse sind eine technische Hilfe und keine Steuerberatung. Die Pflicht, Eingangsrechnungen nach § 14 UStG selbst zu prüfen, nimmt einem kein Programm ab.
Häufige Fragen
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine reine PDF ist eine sonstige Rechnung, auch wenn sie elektronisch verschickt wird. Eine E-Rechnung ist sie erst, wenn eine strukturierte XML nach EN 16931 eingebettet ist, wie bei ZUGFeRD ab dem Profil BASIC oder Factur-X. Der Checker zeigt bei einer reinen PDF den Status „Keine E-Rechnung“.
Welche Formate erkennt der E-Rechnungs-Checker?
XRechnung in UBL und CII, ZUGFeRD 1.0 und 2.x, Factur-X, Peppol BIS Billing 3.0 sowie allgemeine EN-16931-Rechnungen. Geöffnet werden PDF- und XML-Dateien, einzeln, mehrere auf einmal oder ganze Ordner.
Was ist der KoSIT-Validator?
Das offizielle Prüfwerkzeug der Koordinierungsstelle für IT-Standards für XRechnung und EN 16931. Er prüft gegen das XML-Schema und alle Schematron-Regeln. Im Checker ist er samt Java-Laufzeit enthalten und läuft nur lokal auf dem eigenen Rechner.
Werden meine Rechnungen irgendwohin übertragen?
Nein. Die gesamte Prüfung findet auf dem eigenen Rechner statt, auch die mit dem KoSIT-Validator. Das Programm braucht keine Internetverbindung und verändert keine Dateien.
Was kostet der E-Rechnungs-Checker?
Nichts. Er ist freie Software und darf kostenlos genutzt, kopiert und weitergegeben werden, auch gewerblich. Die Prüfergebnisse sind eine technische Hilfe und ersetzen keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Kann ich viele Rechnungen auf einmal prüfen?
Ja. Über „Ordner prüfen“ oder per Drag and Drop mehrerer Dateien. Die Zusammenfassung unter der Dateiliste zeigt, wie viele Rechnungen gültig oder fehlerhaft sind. Für Automatisierung gibt es außerdem einen Aufruf ohne Oberfläche über die Kommandozeile.
Worauf es hinausläuft
Mit der E-Rechnung verschiebt sich die Rechnungsprüfung. Früher ging es um Beträge und Leistungen, heute kommt die Frage dazu, ob die Datei überhaupt eine gültige E-Rechnung ist. Wer das erst beim Vorsteuerabzug klärt, ist zu spät dran. Der E-Rechnungs-Checker beantwortet die Frage beim Eingang, macht die XML lesbar und liefert gleich den Bericht für die Reklamation.
Für einzelne Rechnungen und kleinere Stapel reicht das völlig. Wer viele E-Rechnungen bekommt, will sie irgendwann nicht mehr anschauen, sondern direkt ins ERP übernehmen. Auch dabei helfen wir.
Den E-Rechnungs-Checker ausprobieren
Das Setup für Windows 10 und 11 ist kostenlos, Anleitung und vier Beispielrechnungen sind gleich dabei. Wenn Sie E-Rechnungen künftig automatisch in Sage 100 oder ein anderes ERP übernehmen möchten, sprechen wir gern darüber.
Kostenlos herunterladen Gespräch vereinbarenPassend dazu: Sage 100 REST API, unsere Seite zu Schnittstellen und zum ERP-Consulting.
Fachliche Verantwortung
Frank Rose, Geschäftsführer der TerraCom GmbH. Zertifizierter KI-Spezialist (TÜV®) und Datenschutzbeauftragter (TÜV®) gemäß DSGVO und BDSG, beides geprüft von der TÜV NORD CERT GmbH. Seit über 25 Jahren baut TerraCom Schnittstellen, ERP-Lösungen und KI-Anwendungen für den Mittelstand.
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